Het festivalseizoen is in volle gang. In Nederland vinden per jaar maar liefst 954 festivals plaats en die trekken in totaal 26,6 miljoen bezoekers*. Er komt heel wat kijken bij de organisatie van een festival, ook op het gebied van horeca. Want al die bezoekers willen eten en drinken.
Tekst Femke Wolthers mmv Lianne Overgoor
Zwarte Cross is een jaarlijks terugkerend festival in het Gelderse Lichtenvoorde; een mix van muziek, theater, motorcross, stunts en veel humor. Het is het op zes na grootste entreeheffende festival van ons land en wordt georganiseerd door de Feestfabriek (Hengelo, GD). Het terrein is ruim 160 hectare groot en er komen gedurende het vierdaagse festival 220.000 bezoekers op af. Voor deze bezoekers staan er 66 bars en er zijn 32 cateraars aanwezig die 120 foodpunten invullen. In totaal biedt Zwarte Cross 40.000 arbeidsplaatsen, inclusief leveranciers. Waar de meeste festivalorganisaties de horecaverkoop verpachten, doet de Feestfabriek dit in eigen beheer. De 29-jarige Lianne Overgoor is hiervoor verantwoordelijk. We volgen haar en haar werkzaamheden in de aanloop naar de 23e editie van Zwarte Cross, die plaatsvindt op 18, 19, 20 en 21 juli.
September 2018 – initiatieven uitwerken en deals sluiten
“Het is begin september 2018, ik ben net verhuisd van afdeling inkoop naar commercie. Er is veel overlap in het werk van deze afdelingen, bijvoorbeeld de afspraken met partners als Grolsch, Disaronno, Vrumona en Red Bull. Ik zie een mail binnenkomen van mijn collega’s van de afdelingen programma & sfeer en promo. Ze hebben een brainstorm gehad waarbij nieuwe ideeën zijn ontstaan voor de 2019 editie. Ik kan aan de slag met die initiatieven. Met een aantal cateraars en commerciële partijen maken we meerjarendeals. Nu is dan ook het moment om te inventariseren welke deals er aflopen. Straks, in het voorjaar, maken we de deals meestal rond. Sommige cateraars zijn er al vanaf het eerste moment bij.”
Oktober 2018 – activaties plannen en terrein invullen
“Ik heb afspraken met bestaande cateraars op de agenda staan en ga daarnaast ook om tafel met nieuwe (potentiële) horecapartijen voor kennismakingsgesprekken. Verder houd ik, samen met een collega, evaluaties met commerciële drankpartijen. We bedenken en plannen activaties, waarbij het van belang is dat ze iets toevoegen voor het publiek. Grote logo’s, banners en andere merkuitingen proberen we binnen de perken te houden. Ook maken we in deze periode stappen met betrekking tot de daadwerkelijke invulling van het terrein. Dat doen we door alle locaties goed op de terreintekening te zetten.”
April 2019 – inkoop en aankleding
“Hoe dichter we bij het festival komen, hoe meer productionele zaken ik op pak. Begin april geef ik bij de drankenhandel aan hoeveel voorraad ik per bar wil hebben staan. Dit bepalen we op basis van het verbruik van het jaar ervoor. Bovendien wisselt het assortiment elk jaar. We willen vernieuwen, verrassen en gaan mee met de ontwikkelingen, maar zijn daarin wel loyaal naar onze partners. Dus ik houd rekening met wat een nieuw assortiment voor invloed heeft op de rest. Als ik de volledige inlading heb gemaakt, spreek ik weer met de drankenhandel af om te kijken of het klopt. Waar nodig pas ik aan. Wanneer alle locaties van de cateraars, de activaties en de bars bekend zijn en in de tekening staan, geef ik in ons evenementensysteem aan hoeveel stroom, water en andere facilitaire zaken er nodig zijn per locatie. Deze gegevens krijg ik door van de cateraars.”
Juni 2019 – draaiboeken maken en voorraden ontvangen
“We zitten een maand voor het festival, nu is het knallen geblazen. Ik rond de productionele werkzaamheden af en we zetten de laatste handtekeningen onder de contracten. Dan is het tijd om alle draaiboeken te maken – voor de barmedewerkers, voor de leidinggevenden in de bar en voor alle cateraars en coördinatoren die mij ondersteunen. Drie weken voor Zwarte Cross loop ik al op het terrein om de eerste koelcontainers met de voorraden voor de bars te ontvangen. Naarmate de showdagen naderen, komen er steeds meer cateraars richting Lichtenvoorde. Tijdens deze dagen moet ik ervoor zorgen dat alles goed draait. Als de cateraars eenmaal op hun plek staan, is het een kwestie van even buurten tijdens de showdagen om te checken of alles goed gaat.”
Juli 2019 – showdagen
“Het moment is daar: het festival is in volle gang. Het overgrote deel van de showdagen ben ik aan het monitoren hoe het met de voorraden bij de bars gaat. Iets verderop, waar de grote koeltrailers staan, staat een heel team paraat. Hier luistert iemand het portokanaal uit van alle leidinggevenden van de bars met hun vragen. En iemand anders kijkt continue naar het dashboard waarop de voorraden per bar worden weergegeven. Wanneer deze te weinig zijn, zorgen runners voor de bevoorrading van de bars. Zij worden aangestuurd door de magazijnbeheerder. En zo zorgen we er met elkaar voor dat alle bars gedurende het festival geen ‘nee’ hoeven te verkopen. Dit betekent ook dat er soms nog om een uur ’s nachts contact is met de drankenhandel om hun voorraden te checken. Zo voorkomen we problemen de volgende dag. Op maandagochtend verlaten de bezoekers het terrein. Ik ben dan helemaal kapot van het sjouwen, het praten door de portofoon en het racen over het 160 hectare terrein. Maar geen jaar is hetzelfde en dat maakt mijn baan zo leuk!”
[kader] Top 10 grootste entreeheffende festivals 2018*
Amsterdam Dance Event (ADE): 395.000 bezoekers
Wereld Muziek Concours/Parkstad Festival Limburg (WMC Kerkrade): 348.700 bezoekers
International Film Festival Rotterdam (IFFR): 329.000 bezoekers
International Documentary Film Festival Amsterdam (IDFA): 285.000 bezoekers
De Parade: 250.000 bezoekers
Zwarte Cross: 220.000 bezoekers
Lowlands: 165.000 bezoekers
Pinkpop: 157.000 bezoekers
Defqon. 1: 155.000 bezoekers
Noorderzon: 150.000 bezoekers
*Bron: Festival Monitor van Response